Il y a peu, je vous écrivais sur l’importance de bien choisir sa plateforme logicielle. Je n’avais qu’effleuré l’un des problèmes majeurs pour les utilisateurs, qui se transforme en pertes financières considérables : le temps et l’énergie perdus à naviguer, basculer, transférer des données entre les différentes solutions logicielles nécessaires à tout métier. Cela vaut surtout pour la gestion de projet et de portefeuilles de projets.
Ce coût est mesuré, et il est vertigineux.
Ce que dit la recherche ?
Une étude publiée dans la Harvard Business Review a suivi 20 équipes (137 utilisateurs) dans trois entreprises du Fortune 500, pendant jusqu’à cinq semaines. Chaque bascule coûte un peu plus de deux secondes, et l’utilisateur moyen change d’application ou de site près de 1 200 fois par jour : au total, un peu moins de quatre heures par semaine passées à se réorienter. C’est environ 9 % du temps de travail.
Les auteurs parlent de « toggling tax ».
Ils expliquent que l’excès de bascules augmente la production de cortisol, ralentit et rend la concentration plus difficile. Et ces deux secondes ne sont que la partie visible
🔎 Selon une étude Qatalog / Cornell (Ellis Idea Lab), il faut en moyenne 9,5 minutes pour retrouver un rythme productif après un changement d’application. 45 % des répondants se disent moins productifs et 43 % ressentent de la fatigue.
🔎 Microsoft (Work Trend Index, juin 2025, 31 000 répondants) indique que près de la moitié des salariés décrivent leur travail comme chaotique et fragmenté. Les 20 % d’utilisateurs les plus sollicités reçoivent jusqu’à 275 invitations, e-mails et messages par jour, soit un ping toutes les deux minutes environ sur une journée de huit heures.
🔎 Côté neurosciences appliquées, Gloria Mark (UC Irvine) a mesuré qu’il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour retrouver le même niveau de concentration après une interruption. Dans son livre Attention Span (2023), elle rapporte que l’attention soutenue sur un écran est tombée à environ 47 secondes.
Leurs recommandations :
✅ Ne pas compenser de mauvais processus en ajoutant des personnes.
✅ Repérer où la conception du travail crée le plus de friction, et rééquilibrer les charges.
✅ Chiffrer le coût d’acquisition ou de développement de meilleurs outils, en le comparant à celui de la friction actuelle.
🎯 Ce que cela change pour la gestion de projet et de portefeuilles
Un PMO ou un chef de projet jongle en permanence entre planification, suivi budgétaire, ressources, risques, reporting et communication. Si chacune de ces fonctions vit dans un outil différent, vous payez la « toggling tax » des milliers de fois par jour, sans compter les ressaisies, les erreurs de transfert et les données qui divergent.
En conclusion
Une plateforme unifiée n’est pas un confort de plus. Elle réduit une perte de temps, d’énergie et d’argent que l’on mesure très rarement, alors qu’elle se compte en heures par semaine et par personne.
